TUGAS PSI

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang masalah

Dalam kegiatan pembelajaran, termasuk juga kegiatan perkuliahan perpustakaan merupakan tempat yang penting untuk mendapatkan sumber pengetahuan serta membantu kinerja pengguna (user) perpustakaan. Begitu juga perpustakaan STIKOM Surabaya, sebagai sarana yang penting itulah sebaiknya perpustakaan STIKOM Surabaya dapat memaksimalkan kinerja dari perpustakaan itu sendiri. Untuk dapat meningkatkan kinerjanya, perpustakaan STIKOM Surabaya perlu meningkatkan dan membenahi sistem yang sudah ada selama ini.

Sistem yang ada pada perpustakaan STIKOM Surabaya sudah berjalan dengan baik, tetapi masih ada kekurangan yang perlu dibenahi. Dalam masalah ini kami lebih menyoroti pada sistem pengadaan buku, kami merasa sistem pengadaan buku pada perpustakaan STIKOM Surabaya masih terlalu berbelit dan kurang sederhana (simpel). Untuk itu kami akan mencoba membuat perbaikan untuk sistem pengadaan buku pada perpustakaan STIKOM Surabaya.

Kegiatan pengadaan buku di perpustakaan STIKOM sebenarnya sudah cukup maju, karena dalam kegiatan pemesanan buku baru sudah didukung dengan website, katalog. Selain itu proses pembuatan form daftar buku yang akan di seleksi oleh kabag perpustakaan dan ketua STIKOM sudah dilakukan menggunakan komputer. Tetapi penggunaan komputer tersebut masih sebagai alat input manual saja, oleh karena itu kami harapkan dengan sistem baru ini dapat menjadikan sistem komputerisasi yang sudah ada menjadi lebih efektif.

Selain itu, masalah lain yang kami bahas adalah cara pembelian buku pada toko buku yang bersangkutan, yang pada awalnya berupa pembelian manual menjadi pembelian berbasis internet.

Proses-proses yang ada saat ini kurang otorisasi datanya yang pada akhirnya dikhawatirkan akan menimbulkan masalah. Selain itu proses pembelian buku masih dilakukan secara manual. Sehingga akan membuang-buang waktu.

1.2 Rumusan Masalah

Permasalahan yang kami temukan pada sistem yang lama adalah form daftar buku yg akan di seleksi pada kabag perpustakaan yang masih berbentuk hardcopy,sehingga proses menjadi tidak efektif. Secara singkat rumusan masalahnya adalah sebagai berikut :

Bagaimana merancang suatu sistem informasi pengadaan buku yang lebih efektif.
Bagaimana merancang suatu sistem yang lebih aman.

1.3 Tujuan/Manfaat Penelitian

Membuat sistem informasi pengadaan buku yang aman dan terhindar dari kecurangan.
Membuat Sistem Informasi Pengadaan Barang yang lebih efektif, sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga

1.4 Batasan masalah

· Sistem informasi yang kami perbaiki hanya sistem informasi pengadaan.

· Bukan sistem informasi lain, seperti : sistem informasi peminjaman buku, pengembalian buku, dan lian- lain.

· Proses lain, seperti : proses pengadaan uang, tata cara pembuatan laporan, syarat - syarat pembelian buku tidak kami bahas.

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1. Definisi sistem:

Menurut LUDWIG VON BARTALANFY: Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
Menurut ANATOL RAPOROT : Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
Menurut L. ACKOF : Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiridari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

Jadi sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan. Suatu sistem di dalam suatu organisasi mempertemukan :

ž Pengolahan transaksi harian,

ž Proses operasional,

ž Proses manajerial,

ž Kegiatan strategik

dari suatu organisasi dengan melibatkan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Model umum sistem :

2.2 Informasi

Sedangkan informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya darah informasi di dalam sebuah perusahaan juga sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan

Terdapat beberapa definisi untuk informasi, antara lain :

Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.

Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fulfill company goals (the choice is called business decision making).

Dalam pembuatan sistem informasi, terdapat tahapan – tahapan yang harus dipenuhi, antara lain tahap analisis sistem dan tahap perancangan sistem.

2.3 Analisis sistem

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian - bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Langkah – langkah analisis sistem antara lain : identifikasi masalah, memahamikinerja dari sistem, menganalisa sistem, dan membuat laporan hasil analisis.

2.4 Perancangan sistem

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan perancangan sistem .

Perancangan sistem dapat dibagi kedalam 2 bagian, yaitu:

1. Perancangan sistem sec.umum/perancangan konseptual, perancangan

logikal/perancangan sec.mak

2. Perancangan sistem terinci / perancangan sistem secara fisik.

Pada perancangan sistem perpustakaan STIKOM Surabaya yang kami kerjakan akan menggunakan dasar – dasar pembuatan sistem seperti uraian diatas.

Sesuai dengan pengertian dari sistem dan informasi serta cara pembuatan sistem informasi, kami akan berusaha membuat sistem informasi yang dapat menjawab atau mengatasi kekurangan dari sistem informasi pengadaan buku perpustakaan STIKOM Surabaya. Diharapkan sistem ini akan berjalan lebih baik dari pada sistem yang sebelumnya. Melalui proposal ini kami mengajukan dan menawarkan sebuah sistem informasi khusus yang akan kami buat berdasarkan analisa yang akan kami lakukan pada perpustakaan STIKOM Surabaya.

BAB 3

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENGADAAN BUKU STIKOM

3.1 Kelemahan

Walaupun kegiatan pengadaan buku sudah terkomputerisasi, namun terdapat beberapa kelemahan dalam prosesnya, antara lain:

Proses pemindahan daftar buku permintaan dari katalog, website, maupun referensi dari dosen ke form pengadaan masih harus di ketik ulang.
Proses pembelian buku masih manual
Kurang amannya sistem , karena proses pengesahan terotomatisasi.

3.2 Solusi yang di tawarkan

Dari kelemahan yang telah kami analisis, proses pengadaan buku di perpustakaan Stikom dapat dipermudah cara kerjanya serta penghematan dengan Sistem Informasi yang di gunakan. Sistem Informasi Pengadaan buku yang di buat cukup mempermudah dan mempercepat proses pengadaan buku. Dalam hal ini kami menawarkan suatu sistem yg memiliki kelebihan sebagai berikut:

Permasalahan	Solusi	Keunggulan
Proses pemindahan usulan dari berbagai media ke form Daftar Usulan masih manual	Otomatisasi proses pemindahan usulan ke form Daftar Usulan	Proses pemindahan usulan lebih cepat dan efektif.
Proses pembelian pada sistem yang ada sekarang masih dilakukan secara manual	Membuat otomatisasi pada proses pembelian	Proses pembelian buku jadi lebih cepat dan efektif
Kurangnya otorisasi pada sistem yang ada sekarang , yang justru akan menimbulkan masalah	Proses ACC Daftar usulan , selain dilakukan secara otomatis juga di buatkan hardcopy dari daftar usulan yang akan ditandatangani oleh bagian terkait	Proses pengadaan jadi lebih aman, karena pengesahan dilakukan lebih dari satu kali.